Los canales obligatorios de denuncia


La Ley 2/2023 introduce nuevas exigencias regulatorias para las empresas relacionadas con la protección de los informantes de infracciones normativas.

Con esta norma se pretende proteger a las personas que informen sobre incumplimientos normativos en los siguientes ámbitos:

  • Infracciones del Derecho de la UE. Cuando entren dentro del ámbito de aplicación de la Directiva 2019/1937 (que traspone la Ley 2/2023), afecten a los intereses financieros de la UE, o incidan en el mercado interior.
  • Las acciones u omisiones que puedan constituir infracción penal, o infracción administrativa de carácter grave o muy grave. En todo caso, se encuentran incluidos dentro del ámbito de aplicación de la norma todas las infracciones graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y la Seguridad Social.

Las personas protegidas por la norma son no sólo los trabajadores por cuenta ajena de la empresa, sino también los autónomos, los accionistas o partícipes de la empresa, los administradores, quienes trabajen para contratistas, subcontratistas y proveedores, los voluntarios, becarios, etc.

La principal obligación que supone la nueva regulación para la empresa es la de dotarse de un sistema interno de información que debe reunir, entre otros, los siguientes requisitos:

  • Permitir la comunicación de infracciones a través de un canal interno, que debe admitir las comunicaciones escritas (por correo postal o electrónico), verbales (por teléfono o mensajería de voz) o presenciales.
  • Contar con una política interna de protección de los informantes.
  • Disponer de un procedimiento de gestión de las denuncias recibidas, aprobado por el órgano de administración.
  • Respetar la confidencialidad y, en su caso, el anonimato de los denunciantes.
  • Disponer de un libro-registro de denuncias.
  • Designar a un responsable del sistema, que debe notificarse a la Autoridad Independiente de Protección del Informante. El responsable del sistema no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en el desarrollo de su función, y deberá disponer de los medios personales y materiales necesarios para el adecuado ejercicio de su tarea.

Al objeto de facilitar la gestión del sistema interno de información, la Ley prevé expresamente la posibilidad de que esta tarea se desarrolle por un tercero externo, siempre y cuando ofrezca garantías adecuadas de independencia, confidencialidad, protección de datos y respeto al secreto de las comunicaciones.

El procedimiento que se implante para la gestión de denuncias debe ser especialmente cuidadoso, ya que deben contemplarse medidas como las siguientes:

  • El acuse de recibo de la comunicación del informante.
  • El establecimiento de un plazo máximo para realizar las averiguaciones pertinentes, que será de 3 o 6 meses en función de las circunstancias del caso.
  • El respeto de los derechos de la persona afectada por la denuncia, como el derecho a ser informado, a ser oído, a la presunción de inocencia y a la asistencia letrada.

En el sector privado están obligadas a disponer de un sistema interno de información:

  • Las personas físicas o jurídicas que empleen a 50 o más trabajadores.
  • Las personas a que se refieren las partes I.B y II del anexo de la Directiva (UE) 2019/1937, con independencia del número de trabajadores con que cuenten.
  • Las organizaciones empresariales y sus fundaciones, los partidos políticos y sindicatos.

El incumplimiento de la obligación de disponer de un sistema interno de información es sancionable, constituyendo una infracción muy grave que dará lugar a la imposición de una sanción de entre 600.001€ y 1.000.000€.

Las empresas disponen de un plazo máximo de 3 meses desde la entrada en vigor de la Ley para implantar su sistema interno de información. Si bien las empresas que dispongan de menos de 250 trabajadores disponen de un plazo un poco más amplio, hasta el 1 de diciembre de 2023.

Entre las medidas de protección que la norma establece para los informantes, se encuentra la prohibición de represalias y medidas de apoyo al denunciante, que en determinados casos excepcionales pueden llegar incluso a proporcionar apoyo financiero y psicológico al denunciante.

El sistema se aplica también a las entidades del sector público, con sus propias especificidades.

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